timeline_pre_loader
4 الی ۶ ماه قبل از برگزاری رویداد

اهدافتان را از برگزاری رویداد تعیین کنید.

تاریخ رویداد را تعیین کنید.

هزینه های رویداد را تخمین بزیند.

کمیته اجرایی را تعیین کنید.

کمیته علمی را تعیین کنید.

جامعه مخاطبین خود را شناسایی کنید.

روش های جذب مخاطب و بازاریابی را بررسی کنید.

بودجه بندی رویداد را تنظیم کنید.

پروپزال رویداد را تهیه کنید.

کلیه بخش های مختلف مورد نیاز خود برای وبسایت را تعیین کنید.

بخش های وبسایت میتواند شامل درباره رویداد، اطلاعات تماس، اطلاعات دبیرخانه، صفحات اجتماعی، تعرفه ثبت نام، ثبت نام، ثبت نام غرفه، رزرو محل اسکان، بخش محور ها و اطلاعات، تصاویر رویداد های گذشته، ویدئو یا کلیپ، کمیته علمی، سخنران ها، داوران، برگزار کنندگان، تیم اجرایی، اسپانسرهای طلایی، نقره ای و برنزی، اسپانسرهای رسانه ای، اسپانسرهای راهبردی، اسپانسرهای معنوی و علمی، سوالات متداول، روز شمار، راهنمای ارسال مقالات، ارسال مقالات، آخرین اخبار، تگ ها و عضویت در خبرنامه باشد.

وبسایت رویداد را طراحی کنید

با یک توسعه دهنده یا یک وبسایت مدیریت همایش برای طراحی سایت صحبت کنید. توصیه میشود که از وبسایت های آماده مدیریت همایش ها استفاده کنید زیرا این وبسایت ها بسیاری از باگ ها را از بین برده اند و سرعت بالا آمدن وبسایت خیلی بالاتر است.

محتوای بخش های مختلف وبسایت را بنویسد و انتشار دهید.

برای کنفرانس ها ارائه فایل راهنمای نگارش مقالات و فایل پاورپوینت مشترک برای ارائه مقالات الزامی است.

لیستی از سازمانهایی که امکان اسپانسری رویداد را دارند و مرتبط با موضوع رویداد فعالیت میکنند، تهیه کنید.

متن نامه دعوت به اسپانسری و طرح های حمایتی را تدوین کنید و برای لیست تهیه شده ارسال کنید.

پس از ارسال فکس و ایمیل پیگیری مداوم به صورت تلفنی انجام دهید.

با اسپانسرهای احتمالی جلسه بگذارید.

یک فایل پاورپونت از اهداف برگزاری رویداد و ارزش مالی و معنوی عایدی سازمان از حمایت رویداد تهیه کنید و برای اسپانسر ها ارائه کنید.

لوگوی رویداد را طراحی کنید.

برای معرفی رویداد یک بروشور طراحی کنید.

پوستر ها را در یکی از سایزهای ... طراحی کنید.

پوستر ها را چاپ کنید.

پوستر ها را به محل های مورد نظر ارسال کنید.

مهر رویداد را طراحی و تهیه کنید.

حدود تعداد شرکت کنندگان و تعداد سالن های جانبی، فضای نمایشگاهی مورد نیاز را تعیین نمایید.

از محل های برگزاری مورد نظر استعلام آزاد بودن و قیمت دریافت کنید. توجه کنید دانشگاه ها میتوانند محل برگزاری ارزان تری باشند.

محل برگزاری رویداد را با توجه به تعداد شرکت کنندگان، تعداد سالن های جانبی و فضای نمایشگاهی مورد نیاز، زمان برگزاری و بودجه انتخاب کنید.

برای رویداد یک حساب بانکی باز کنید.

2 الی ۳ ماه قبل از برگزاری رویداد

سخنرانان اصلی همایش را شناسایی کنید و در صورت لزوم قرار داد ببندید.

با حامیان مالی و تجاری قرار داد ببندید.

بلیت های مختلف را تعریف و قیمت گذاری کنید.

کد های تخفیف را ایجاد کنید و برای سازمانها، دانشگاه ها، شرکت کنندگان قبلی و سایر افراد مورد نظر ارسال کنید.

برای ثبت نام گروهی سازمان ها یک فرم تهیه کنید و در اختیار آنها قرار دهید تا لیست های دریافتی فرمت یکسان داشته باشند.

تعرفه واگذاری غرفه ها را بر اساس متراژ تعیین کنید.

پلان اولیه غرفه ها را از محل برگزاری دریافت کنید.

در غیر این صورت پلان اولیه را طراحی کنید.

امکان ثبت نام غرفه ها را در سایت فراهم کنید.

درگاه بانکی برای ثبت نام شرکت کنندگان، رزرو محل اسکان و غرفه ها ایجاد کنید.

در صورتی که از سرویس های آماده برای ثبت نام  یا سرویس های مدیریت همایش استفاده کنید نیازی به ایجاد درگاه بانک ندارید.

برای اسکان شرکت کنندگان، سخنرانان، داوران و .... محلی را در نظر بگیرید.

امکان رزرو محل اسکان را در سایت فراهم کنید.

سایت های مرتبط را برای تبلیغات بنری شناسایی کنید.

بنر ها را بر اساس سایز سایت های انتخاب شده طراحی و ارسال کنید.

با استفاده از پایگاه داده خود یا شرکت های مرتبط ایمیل فراخوان ارسال کنید.

با استفاده از پایگاه داده خود یا شرکت های مرتبط SMS فراخوان ارسال کنید.

از رسانه های اجتماعی برای جذب مخاطب استفاده کنید.

بسیاری از کاربران ایرانی از تلگرام و اینستاگرام استفاده میکنند. یک کانال تلگرام و یک صفحه اینستاگرام ایجاد کنید و اخبار مرتبط با رویداد خود را به صورت منظم در آن قرار دهید. ایجاد گروه لینکدین و صفحه رویداد فیسبوک هم به جذب مخاطب کمک میکنند.

یک متن شامل اطلاعات رویداد از جمله نام رویداد، محورها و توضیحات، محل برگزاری، تاریخ برگزاری و سایر تاریخ های مهم، وبسایت رویداد، اطلاعات تماس، صفحات اجتماعی و کانال تلگرام بنویسید.

در گروه ها و کانال های مرتبط تلگرام و اینستاگرام متن اطلاع رسانی نوشته شده را به همراه یک تصویر مناسب مانند پوستر رویداد انتشار دهید.

یک کلیپ برای معرفی رویداد تهیه کنید.

کلیپ معرفی تهیه شده را در کانال تلگرام، اینستاگرام و آپارات قرار دهید و با دیگران به اشتراک بگذارید.

لیستی از انجمن ها، دانشگاه ها و خبرگزاری های مرتبط تهیه کنید.

یک متن اطلاع رسانی برای رسانه ها تهیه کنید و برای انجمن ها، دانشگاه ها و وبسایت های مختلف ارسال کنید و در خواست اطلاع رسانی رویداد خود را بکنید.

یک ماه قبل از برگزاری رویداد

حدود تعداد شرکت کنندگان و تعداد وعده های غذایی و میان وعده ها و نوع غذا و میان وعده ها را تعیین کنید.

از چند شرکت معتبر پذیرایی پیش فاکتور دریافت کنید.

کلیه بند های قرار داد یا پیش فاکتور از جمله زمان میان وعده ها، تجهیزات و افراد مورد نیاز را به صورت دقیق چک کنید و با شرکت انتخاب شده قرار داد ببنید.

بر اساس نیاز و مطابق با وسعت محل برگزاری تعداد عکاس، فیلمبردار و تجهیزات مورد نیاز را برآورد کنید.

با عکاس ها و فیلمبردار ها توافق کنید یا قرار داد ببندید.

توجه داشته باشید قبل از رویداد نحوه تحویل عکس ها و فیلم ها به صورت ادیت شده یا خام را تعیین کنید.

کارتهای دعوت را در یکی از سایزهای ... طراحی کنید.

بنر ها را مطابق با سایزهای محل برگزاری و محل تبلیغات قبل از رویداد طراحی کنید.

استند ها را طراحی کنید. (سایز استاندارد استند ۲۰۰*۹۰ سانتی متر است)

طرح کلی گواهی حضور، گواهی ارائه مقاله، گواهی سخنرانی، گواهی مقالات برتر و ... را طراحی کنید.

کارت گردنی را برای شرکت کنندگان، برگزار کنندگان، تیم اجرایی، مسئولان غرفه، خبرنگاران، مهمانان ویژه در یکی از سایزهای ... طراحی کنید.

بن های غذا را طراحی کنید.

در صورتی که تعداد وعده های غذایی بیشتر از یک عدد است ترجیحا رنگ بن ها متفاوت باشد و تاریخ روی بن ها درج شود.

پرچم های رو میزی و بلند را طراحی کنید.

حداکثر میزان بودجه برای تهیه پکیج هدیه را تعیین کنید.

بر اساس بودجه تعریف شده از میان هدایای متداول تعدادی را انتخاب کنید.

توجه کنید کیف یا پاکت، دفترچه یا کاغذ، خودکار، کانداکتور و بن غذا اجزای اولیه پکیج ها هستند.

بر اساس هدایای تعیین شده طرح های لازم را طراحی کنید.

یک یا چند پیش رویداد رایگان برای معرفی رویداد خود برگزار کنید.

حداکثر میزان بودجه برای تهیه لباس فرم را تعیین کنید.

بر اساس میزان بودجه یکی از فرم ها شامل شال، جلیقه، کراوات یا پاپیون، سارافون، کت شلوار را انتخاب کنید.

در صورت تمایل طرح برای لباس فرم طراحی کنید و روی لباس ها چاپ کنید.

با یک مجری برای برگزاری رویداد توافق کنید.

در صورت تمایل با یک گروه نوازنده یا هنرمند دارای کد ارشاد برای اجرا توافق کنید.

با محل برگزاری برای اجرای گروه هماهنگی انجام دهید و نامه وزارت ارشاد را دریافت کنید و برای دریافت مجوز به ارشاد ببرید.

تعداد تندیس ها را برای سخنران، مقالات برتر، مهمانان ویژه، سازمانهای حامی، تیم اجرایی تعیین کنید.

تندیس ها را طراحی کنید و سفارش دهید.

توجه داشته باشید زمان مورد نیاز برای تولید تندیس نسبت به لوح تقدیر بیشتر است.

لیست اسامی مهمانان ویژه را تهیه کنید.

کارت های دعوت را بر اساس اسامی مهمانان ویژه چاپ کنید.

کارت های دعوت را ارسال کنید.

هدفن های ترجمه همزمان را اجاره یا خریداری کنید.

در صورت حضور مهمان خارجی یا سخنران خارجی با یک مترجم همزمان مذاکره کنید.

مطمئن شوید محل برگزاری امکان نصب گوشی برای ترجمه همزمان را دارد و هماهنگی های لازم را جهت ارائه خدمات با محل برگزاری انجام دهید.

طرح روی سی دی مقالات یا سی دی موارد آموزشی را تهیه کنید.

محتوای سی دی مقالات یا موارد آموزشی را تهیه کنید.

سی دی ها را برای رایت و چاپ به یک شرکت مرتبط تحویل دهید.

کلیپ برای پخش در زمان اجرای برنامه تهیه کنید.

یکهفته قبل از برگزاری رویداد

با خبرنگاران مرتبط تماس بگیرید و یک نشست خبری در محلی مناسب ترتیب دهید.

با خبرنگاران مرتبط تماس بگیرید و درخواست پوشش خبری رویداد را بکنید.

کارت گردنی ها را بر اساس اسامی چاپ کنید.

بندگردنی و کاور ها را مطابق با سایز طراحی شده، خریداری کنید.

کارتها را در کاور ها قرار دهید.

تنها زمانی کارتها را در کاور ها قرار دهید که مطمئن باشید تعداد کاورها با کارتها برابر است، درصورتی که احتمال میدهید تعدادی از ثبت نام کنندگان در رویداد حضور نیابند و تعداد کاورها از کارتهای چاپ شده کمتر است به هیچ عنوان کارتها را در کاورها قرار ندهید و در زمان مراجعه شرکت کنندگان کاور را تحویل دهید. توجه کنید برای سهولت در پیدا کردن کارت ها در زمان پذیرش بهتر است بند گردنی ها زمان ارائه کارت به شرکت کنندگان داده شود.

گواهی های طراحی شده را بر اساس اسامی چاپ کنید.

بنر ها و استند های طراحی شده را چاپ کنید.

پایه های استند را تهیه کنید.

کانداکتور را تنظیم کنید.

کانداکتور را در یکی از سایزهای A4 یا A3 برای ارائه به شرکت کنندگان طراحی کنید.

کانداکتور را در یکی از سایزهای ... برای نصب روی دیوار طراحی کنید.

کانداکتورها را چاپ کنید.

اسامی افراد پنل را در یکی از سایزهای A4 یا A5 طراحی و چاپ کنید.

پرچم ها را چاپ کنید.

بر اساس تعداد شرکت کنندگان بن های غذا را چاپ کنید.

کلیه اخبار مهم رویداد را قبل، حین و بعد از رویداد از طریق پیامک و ایمیل به شرکت کنندگان ارسال کنید.

بر اساس تعداد شرکت کنندگان تعداد افراد تیم پذیرش را تعیین کنید. به طور متوسط برای هر ۷۰ نفر شرکت کننده یک نفر مورد نیاز است.

روش پذیرش را تعیین کنید، بر اساس حروف الفبا و یا کد دریافتی شرکت کنندگان.

بر اساس روش پذیرش، اسامی شرکت کنندگان را در دسته های مختلف تقسیم کنید و در اختیار تیم پذیرش قرار دهید.

بنرهای و کاغذهای محل پذیرش (به طور مثال الف تا ج) و تابلو های راهنما را طراحی و چاپ کنید.

لوازم تحریر مورد نیاز را تهیه کنید.

کاغذ، خودکار، چسب، کاتر، استیکر و …

تجهیزات مورد نیاز را اجاره یا خریداری کنید.

سه راهی، ال سی دی، ریموت، پرینتر، یخچال، سرمایشی گرمایشی، میز، تخته

بر اساس تعداد غرفه های ثبت نام شده و غرفه های مورد نیاز برای بخش پذیرش با یکی از شرکت های نصب غرفه با هماهنگی محل برگزاری توافق کنید.

اسامی غرفه ها و متراژ دقیق را در اختیار نصاب قرار دهید.

با کلیه دریافت کنندگان غرفه تماس بگیرید و امکانات موجود در غرفه و تجهیزات مورد نیاز را شرح دهید.

تعداد لوح های یادبود برای سخنران، مقالات برتر، مهمانان ویژه، سازمانهای حامی، تیم اجرایی تعیین کنید.

متن یا طرح لوح ها را طراحی کنید و سفارش دهید.

از وجود فایل قرآن و سرود در محل برگزاری اطمینان حاصل کنید.

یک فرم نظرسنجی به صورت آنلاین یا آفلاین تهیه کنید.

مزیت روش آفلاین احتمال تعداد بیشتر فرم پر شده است و مزیت روش آنلاین عدم نیاز به تحلیل دستی و احترام به محیط زیست است.

در صورتی که محل برگزاری دسترسی خوبی ندارد سرویس ایاب و ذهاب به مکان های مناسب فراهم کنید.

برای محل اسکان سخنرانان، مهمانان ویژه یا شرکت کنندگان سرویس ایاب و ذهاب فراهم کنید.

شرکت کنندگان را از طریق روش های ارتباطی مناسب از وجود سرویس ها مطلع کنید.

برای گواهی ها هلوگرام رویداد را تهیه کنید.

برای سخنرانان یک قالب پاورپوینت مشترک تهیه کنید و در اختیار آنها قرار دهید.

پکیج هدایا را ببندید.

با محل برگزاری جهت فراهم کردن تعداد مناسبی پارکینگ مذاکره کنید.

با محل برگزاری جهت فراهم کردن محل مناسب برای پارکینگ مهمانان ویژه مذاکره کنید.

با سخنرانان، اعضای پنل، مربیان، داوران، ارائه دهندگان مقالات و… هماهنگی نهایی را انجام دهید.

با حامیان مالی هماهنگی نهایی را انجام دهید.

به شرکت کنندگان از طریق ایمیل و پیامک، پیام یادآوری ارسال کنید.

حین رویداد

اعضای تیم اجرایی را به صورت مناسب برای وظایف مختلف بچینید.

کلیه اخبار مهم رویداد را از طریق پیامک به شرکت کنندگان ارسال کنید.

در طول رویداد یک تیم یا فرد را برای گزارش زنده رویداد بگذارید، تا از اتفاقات رویداد خلاصه نویسی کند و عکسهایی از رویداد را در شبکه های اجتماعی و وبسایت قرار دهد.

در صورت تمایل میتوانید فیلمبرداری های انجام شده در رویداد را به صورت زنده در وبسایت خود پخش کنید.

فرم نظر سنجی را توزیع کنید و از افراد بخواهید در پایان رویداد آنها را به شما تحویل دهند.

از کلیه سالن های اصلی و فرعی و کلیه رخدادهای مهم رویداد عکس و فیلم تهیه کنید.

توجه داشته باشید از هر یک از سخنرانان یا وقایع رخ داده روی صحنه حداقل یک تصویر داشته باشید.

حتما یک نفر را مسئول رسیدگی به امور خبرنگاران از جمله ارائه کارت خبرنگاری، پذیرایی و مدیریت قرار دهید.

پس از رویداد

فرم نظر سنجی را از طریق ارسال ایمیل به شرکت کنندگان ارسال کنید.

یک گزارش مالی شامل تمام هزینه ها و درآمدهای رویداد تهیه کنید.

گواهی های مقالات غیر حضوری، کارگاه ها و سایر گواهی هایی که به هر دلیل در طول رویداد به دست شرکت کنندگان نرسیده است را ارسال کنید.

کلیه اخبار مهم رویداد، از جمله گزارش از رویداد، نتایج و دستاوردها و غیره را از طریق پیامک و ایمیل به شرکت کنندگان ارسال کنید.

گزارشی از رویداد را روی وبسایت قرار دهید.

یک ایمیل تشکر به سخنرانان، مربیان، داوران و شرکت کنندگان ارسال کنید.